tbd* Kodex

Dieser Kodex wurde verfasst, um die Zusammenarbeit aller Teammitglieder*innen auf eine gemeinsame Basis zu stellen. Wir legen klare Regeln fest und können uns auf dieser Basis alle gegenseitig verantwortlich halten. Wir wollen gemeinsam daran arbeiten, dass alle bei tbd* auf sinnvolle Weise in einer gesunden und nachhaltigen Art an ihrem Arbeitsplatz wirken können und sich und ihre Persönlichkeiten selbstverantwortlich einbringen können. 

So wollen wir einen emotional sicheren Arbeitsplatz schaffen. Einen Ort, an dem wir nicht ausbrennen, sondern lernen und wachsen. 

Vielen Dank an unsere Freund*innen bei Ashoka Deutschland, die ihren Kodex für uns bereitgestellt haben und den wir als Grundlage für unseren eigenen Kodex verwendet haben. 

Kapitel:

Werte

Diese Werte verkörpern, wie wir zusammenarbeiten wollen. Sie leiten unsere Arbeit und sind Grundlage unserer Entscheidungen.

Vertrauen

Wir vertrauen in uns, unsere Fähigkeiten und in das, was wir tun. Dazu gehört auch, dass wir uns gegenseitig darin vertrauen, dass jede Verantwortung für sich selbst übernimmt. Dabei begegnen wir uns auf Augenhöhe und gleichberechtigt. Dies gilt nicht nur für unser Team, sondern auch für unsere Kund*innen und unsere Community.

Bewirken

Unsere Arbeit ist kein Selbstzweck: Wir wollen etwas bewirken, für uns selbst und andere. Unsere Vision: tbd* glaubt an eine Arbeitswelt, in der jede Person in der Lage ist, ihre individuellen Talente zu nutzen, um einen sinnvollen Beitrag zu einer gerechten und nachhaltigen globalen Gemeinschaft zu leisten. 

Unsere Mission: tbd* begleitet euch auf eurer beruflichen Sinnsuche, in dem wir euch an unserer eigenen Sinnsuche teilhaben lassen, euch eine Gemeinschaft und ein Unterstützer*innennetzwerk bieten und euch Fähigkeiten vermitteln, die ihr auf eurem Weg braucht.

Lernen 

Wir legen einen besonderen Wert auf Lernen, da dies ein starkes intrinsisches Bedürfnis aller Teammitglieder ist. Wir lernen für unsere Arbeit, aber auch für unsere persönliche Entwicklung, gemeinsam als Team. Wir lernen aus unseren Fehlern und verbessern beständig unsere Kommunikation. Wir unterstützen andere durch unsere Tätigkeiten darin, Wissen zu vermehren und auszutauschen. Wir schauen voller Neugierde und Offenheit in die Zukunft.

Erfüllung

Wir wollen so arbeiten, dass wir Freude bei dem, was wir tun, empfinden. Diese Leichtigkeit tragen wir hinaus in die Welt.  Wir gehen dynamisch voran, mit kreativen und innovativen Ideen, um uns und unsere Community in Bewegung zu versetzen.

Rollen

tbd* will klassische Hierarchiestrukturen überwinden. Wir arbeiten mit kollegialer Führung.

Die klassischen Führungspositionen werden daher innerhalb des Teams anhand der individuellen Kompetenzen verteilt. Diese Rollen dienen dazu, die Führungsfunktionen und die ihnen zugrunde liegenden Werte präsent zu halten und ihre Umsetzung zu ermöglichen. 

Rollen sind nicht an Personen gebunden und können jederzeit an die Gruppe zurückgegeben werden. Dabei werden Rollen immer nur an den Global Team Days (alle 2 Monate) neu verteilt. Um eine Übergabe zu vereinfachen, erstellt jede Rollenträgerin eine Übersicht ihrer Tätigkeiten und sammelt alle zugehörigen Dokumente in einem Ordner im Knowledge Management.

Einmal im Jahr findet ein Reviewprozess statt, in dem evaluiert wird, ob alle noch mit ihren Rollen zufrieden sind. Gegebenenfalls wird bei einem der Global Team Days ein Rollenverteilungsprozess gestartet.

Rollen werden nicht an Werkstudierende / Praktikant*innen vergeben, diese sind nicht betroffen.

Bei neuen Mitarbeitenden:

Neue Mitarbeiter*innen haben eine Eingewöhnungsphase von 3 Monaten. Danach können sie den Gallup Stärkentest machen und haben, wenn sie es möchten, die Möglichkeit, Rollen zu übernehmen. Bei den nächsten Global Team Days wird dann ein Rollenverteilungsprozess gestartet, bei dem die Rollen neu nach den jeweiligen Stärken verteilt werden.

Offboarding / Lange Krankheit / Elternzeit

Verlässt eine Person das Team, so werden ihre Rollen freigegeben. Bei den nächsten Global Team Days startet dann ein Rollenverteilungsprozess für die freigewordenen Rollen. In der Zwischenzeit werden die Tätigkeiten kommissarisch aufgeteilt an die Person mit der meisten Kapazität.

Aufgaben der Rollen: 

  • Impact
    • startet mind. einmal im Jahr Impact Prozess für das ganze Team
    • behält bei allen Projekten im Auge, dass diese dem Impact entsprechen und ist zu diesem Zweck Ansprechpartnerin 
    • verantwortlich dafür, den OKR Prozess anzustoßen, Vorbereitung und Präsentation der Team Ziele bei den Teammeetings
    • achtet darauf, dass bei Entscheidungen der Entscheidungsradar verwendet wird und die Entscheidung dem Impact entspricht
    • startet 4x im Jahr einen Impact Measurement Prozess für das Team 
  • Finanzen &  Controlling
    • Ansprechpartnerin für das Design von großen finanziellen Angeboten
    • erstellt bei jedem ersten Teammeeting im Monat einen Überblick über den finanziellen Status Quo und zeigt Einkommen / Ausgaben, sowie schlägt die nächsten Schritte vor
    • berichtet bei jedem wöchentlichen Meeting über die aktuellen Zahlen und beim ersten Meeting des Monats über die Zahlen des zurückliegenden Monats
    • Sicherstellung der Einhaltung des Steuerrechts durch das Unternehmen
  • Investor Relations / Fundraising
    • berichtet 4x jährlich (einschließlich der jährlichen Aktionärsversammlung) an die Investoren 
    • Verantwortlich für die Organisationsform (GmbH, Verein, Coop etc.)
    • Vernetzung innerhalb der Impact-Finance-Community
    • berichtet an das Team über Trends in Wirkungsfinanzierung und Organisationsstruktur
    • entwickelt kontinuierlich Ideen und Leitfäden für die Mittelbeschaffung und präsentiert sie dem Team bei jedem ersten wöchentlichen Treffen des Monats.
    • Stellt sicher, dass das Team einen Jahresbericht und einen Finanzplan erstellt, die den Investoren bis Ende des Jahres zugesandt werden.
  • Legal
    • Stellt sicher, dass das Unternehmen den Regeln der DSGVO entspricht
    • Stellt sicher, dass das Unternehmen die Arbeitsgesetze einhält
    • Verantwortlich für gesetzliche Verpflichtungen für das Büro, Versicherungen
  • Lernen 
    • sammelt Implementierungserfahrungen aller Projekte
    • bringt diese Erfahrungen an, wenn neue Projekte gestartet werden
    • erinnert an Lernprozesse bei Projektarbeit (Monitoring, Debriefing, Dokumentation, Protokolle)
    • schafft Strukturen, um Wissen zu sammeln
    • achtet darauf, dass alle Teammitglieder ihr Fortbildungsbudget nutzen
    • Organisiert Teamfortbildungen
    • Holt externen Input bei den (Team)meetings 
    • Stellt sicher, dass jedes Teammitglied, das einen Workshop macht, dem Team einen Input dazu gibt
    • unterstützt mit Wissen zu Methoden bei allen Aktivitäten
  • Organisationsentwicklung
    • hat ein Auge auf die Organisationsentwicklung und die Unternehmenskultur - stellt sicher, dass die Unternehmenswerte und die Vision aufrechterhalten werden
    • Entscheidungsfindungsprozesse moderieren im Falle von Konflikten
    • achtet darauf, dass die Meetingprozesse und Regeln eingehalten werden, dass es regelmäßiges Coaching gibt
    • organisiert alle zwei Monate die Global Team Days
    • entwirft Regeln, Ablauf und Zeitplan für die Feedbackgespräche
    • trägt Sorge, dass Feedbackgespräche regelmäßig abgehalten werden und den Regeln entsprechen
  • Wellbeing: 
    • trägt Sorge für das allgemeine Wohlfühlen im Team
    • behält das Feiern von Geburtstagen und allen feiernswerten Anlässen im Auge
    • entwirft und ist verantwortlich für Team Rewards 
    • hält Arbeitsbelastung der Einzelnen im Auge und darf einschreiten
  • Personalmanagement
    • designt Prozess für Verträge und Gehälter
    • koordiniert Kapazitäten-Aufstellung des Teams und macht Vorschläge für die nächsten Schritte
    • Koordination mit dem Lohnsteuerbüro und rechtliche Aktualisierung (z.B. remote)
  • Recruiting
    • Ansprechpartnerin für geplante Anstellungen oder Veränderungen im Team
    • designt möglichst inklusive Hiring Prozesse
    • designt On & Offboarding Prozess
  • Partnerships & Community
    • analysiert, welche Partnerschaften dazu beitragen, unsere Impact Ziele zu erreichen
    • reagiert auf Partnerschaftsanfragen und macht Partnerschafts-Outreach
    • beaufsichtigt aktive Partnerschaften / Beziehungsmanagement 
    • Ansprechpartner*in für Speaker / Workshops, etc.
    • Stellt sicher, dass das Team an relevanten Veranstaltungen / Netzwerken teilnimmt

Entscheidungen treffen

Prinzipiell ist jede Mitarbeiter*in befugt, Entscheidungen zu treffen. Wenn diese Entscheidung jedoch andere betrifft, werden diese mit einbezogen.

Entscheidungen werden beim wöchentlichen Meeting vorgestellt, bzw. wenn andere Personen betroffen sind, gibt der*die Entscheidungsträger*in nach dem Entscheidungsradar Input und dann wird gemeinsam entschieden. 

Die Budgetplanung macht das Team gemeinsam jedes Quartal. Jedes Teammitglied bereitet hierfür die geplanten Kosten vor, die notwendig sind, um die Ziele zu erreichen, und stellt sie den anderen vor.  Zusätzliche Kosten von über 300 EUR werden gemeinsam besprochen. Alles, was Remote Work betrifft, ist selbst zu entscheiden.

Folgende Entscheidungen werden von den jeweiligen Rollen vorbereitet und dem Rest des Teams zur Entscheidung vorgelegt: 

  • Team Ziele und jährliche Ziele (Impact Rolle)
  • HR Planung (Recruiting Rolle)
  • Teamkultur (Organisationsentwicklungs-Rolle)
  • Änderungen am Kodex (Organisationsentwicklungs-Rolle)

Für den Entscheidungsradar müssen folgende Fragen beantwortet werden: 

  • Passt das zu unserer Vision, unserem Impact und unseren Zielen?
  • Haben wir die Kompetenzen und Kapazitäten?
  • Lohnt es sich finanziell?
  • Gibt es Synergieeffekte zu dem, was wir sowieso machen?
  • Wollen wir mit diesem Partner arbeiten?
  • Macht es uns Spaß?

Die betroffenen Personen können daraufhin wie folgt Position beziehen:

1 =  volle Zustimmung

2 = Leichte Bedenken

3 = Enthaltung, aber Unterstützung

4 = Beiseite stehen, nicht involviert werden wollen

5 = Schwere Bedenken

6 = Veto

Sollten Bedenken bestehen, werden diese als konstruktives Feedback aufgenommen und versucht, diese in die Entscheidung miteinzubeziehen. Sollte keine Lösung gefunden werden, gilt ein Veto als Nein.

Im Falle von schwerwiegenden Konflikten oder Entscheidungsunfähigkeit hat die Organiationsentwicklungs-Rolle die Aufgabe, einen Entscheidungsfindungsprozess zu moderieren. Sollte es dabei zu keiner Entscheidung kommen, hat die Geschäftsführung die Möglichkeit, das letzte Wort zu sprechen und zu entscheiden. Dies soll aber nur im absoluten Notfall passieren.  (Siehe Kapitel Konfliktlösung)

Transparenz

Alle Kolleg*innen haben Zugang zu allen Informationen der Organisation, mit Ausnahme einiger sensibler Personaldaten (Krankheit, etc.). Dieser werden im Knowledge Management System abgelegt.

Zu diesen haben nur die Personalmanagement Rolle und die eingetragenen Geschäftsführer*innen Zugang.

Kommunikation & Meetings

Unsere Kommunikation ist geprägt von gegenseitigem Verständnis, Respekt und Gewaltfreiheit (siehe Kapitel Konfliktlösung). Jede soll sich in einem sicheren Raum mit ihren Fähigkeiten, Wünschen, Wissen und Gefühlen einbringen können. Unsere Meetings wollen wir effizient und konzentriert gestalten.

Um trotz des Remote Arbeitens eine gelungene Kommunikation sicherzustellen, legen wir folgende Meetings fest: 

Tagesmeeting

  • Ziel dieses Meetings: Hallo sagen und aktuelle / dringende Fragen stellen und beantworten
  • Dauer: 5 Minuten pro teilnehmender Person
  • Das Meeting findet jeden Tag statt, mit Ausnahme des Tags des wöchentlichen Meetings. 
  • Es ist nicht notwendig, dass alle Teammitglieder anwesend sind, aber alle, die an diesem Tag arbeiten. 

Wöchentliches Meeting

  • Ziel dieses Meetings: Update über alle Tätigkeiten, sowie das Treffen von Entscheidungen. 
  • Dauer: 1 Stunde
  • Bei diesem Meeting gibt es eine wechselnde Moderation, sowie eine  Zeit- und eine Energiewächterin.
  • Wir machen zu Beginn einen Check In und am Ende einen Check Out.
  • Das Meeting wird vorbereitet. Hierfür füllt jede vor dem Meeting ihre Punkte / Fragen / Entscheidungen / Anmerkungen in das Dokument ein. Dieses dient auch als Protokoll. Alle Entscheidungen werden protokolliert. 
  • Hierbei sollten möglichst alle aus dem Team anwesend sein, Ausnahmen gelten für Urlaube. 

Global Team Days

  • Ziel dieses Meetings: Strategische Aufstellung, Lernen und Team Workshops, Planung der nächsten 2 Monate, Rückschau auf die letzten 2 Monate, strategische Entscheidungen treffen
  • Dauer: 2 Tage
  • Das Meeting findet alle 2 Monate statt, dabei wechselnd Remote und vor Ort. 
  • Wir wollen dabei Arbeit und Spaß verbinden. 
  • Die Agenda des  Meetings wird vorbereitet und ggf. ein Coach hinzugezogen. 
  • Zum Teammeeting müssen alle anwesend sein, daher werden die Termine hierfür im Vorhinein festgelegt.

Feedback

Feedback bedeutet für uns nicht Kritik, sondern eine Spiegelung von subjektiven Wahrnehmungen statt objektiven Wahrheiten. Es geht hierbei um einen Austausch und nicht darum, den*die Gegenüber von etwas zu überzeugen.

Es gibt keine Regeln oder Beschränkungen was den Inhalt eines Feedbacks angeht. Es darf also alles angesprochen werden, was einem auf dem Herzen liegt oder eben wichtig ist. Der Fokus liegt dabei nicht nur auf den kritischen Punkten, sondern auch darauf, einmal zu spiegeln worauf man stolz ist, was gerade gut läuft, was Spaß macht.

Der Knackpunkt beim Feedback ist das „Wie“. Wir legen Wert darauf, gewaltfrei miteinander zu kommunizieren (siehe Kapitel Konfliktlösung). Dies wenden wir auch in den Feedbackgesprächen an.

Jede Feedback Runde besteht aus

  • Persönlicher Vorbereitung
  • Feedback Gespräch (mit Selbst- und Fremdevaluation)
  • Persönlicher Nachbereitung
  • Nachbereitung im Team

Die Rolle Organisationsentwicklung ist zuständig für die Terminierung der Feedbackgespräche um sicherzustellen, dass diese nicht untergehen.

Alle 3 Monate wird ein 360° Feedback Prozess für jedes Teammitglied durchlaufen.

Vielen Dank an dieser Stelle an Andreea und Lisa, die uns bei der Implementierung des Feedbackprozesses unterstützt haben!

Sprints

Wir wollen hin zu einem projektbasierten Arbeiten. Hierfür werden alle neuen Projekte in Sprints organisiert. Es werden nur 50% der eigenen Arbeitszeit mit Sprints verplant, um keinen zusätzlichen Stress zu schaffen und damit das Operative und das eigene Arbeiten genügend Raum haben. Sollte eine aus dem Team krank oder abwesend sein, werden die Meetings trotzdem nach Plan abgehalten, außer das Meeting würde ohne die fehlende Person keinen Sinn ergeben.

Sprints, laufen folgendermaßen ab: 

  1. Sprintauftakt (1-2h): Einigen auf Ziele, Aufgabenstellung, gleiche Definition des Problems
  2. Sprintplanung (1-2h): Eine Person übernimmt die Moderation. Alle Aufgaben werden in Trello im Backlog gesammelt. Die Moderatorin hat dabei ein Auge darauf, dass alle Aufgabenbereiche abgedeckt sind und wir uns nicht zu viel / zu wenig vornehmen. Als Aufgabe auf einer Karte aufgenommen wird alles, was mindestens 30 Minuten, aber nicht mehr als 4 Stunden Zeit benötigt. Die Aufgaben selbst werden möglichst mit einem Verb formuliert und es wird definiert, was erledigt sein muss, damit diese Aufgabe erfüllt ist. Im nächsten Schritt kann überlegt werden, wieviel Zeit dem Team zur Verfügung steht, wie viel Zeit die Aufgaben insgesamt benötigen und wie lange der Sprint daher dauern sollte. Dann werden die Karten aus dem Backlog ins To Do gezogen, unter Beachtung dessen, was in der festgelegten Zeit geschafft werden kann. Die Karten werden priorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es können direkt Namen auf die Karten geschrieben werden. 
  3. Sprint (2-3 Wochen): Die Karten werden von oben nach unten abgearbeitet und in “Doing” und “Done” geschoben. Dabei sollte nie mehr als 1 Karte pro Person in der Spalte “Doing” stehen. 
  4. Update (20 Min): Einmal bis zweimal pro Woche gibt es ein Update, wie der Sprint läuft, ob jemand Hilfe benötigt, wo es Fortschritte und wo es evtl. Probleme gibt. 
  5. Review (1h): Das Team präsentiert die Ergebnisse und bespricht, was gut lief und was nicht (produktbezogen). Alle Karten werden dabei noch einmal angeschaut. 
  6. Retrospektive (1h): Was hat das Team für den Sprint und die Zusammenarbeit gelernt? Was ist für den kommenden Sprint wichtig?

Rituale

Wir haben Rituale erschaffen, deren Einhaltung uns daran erinnern soll, wie wir arbeiten wollen: sinnvoll, stressfrei und voller Freude! 

Diese gibt es in den Kategorien (Zusammen-)Arbeit, Kreativität und Wertschätzung: 

Arbeiten

  • 1 Std am Tag für Emails
  • Internes über Slack An- und Abmelden, interne Emails vermeiden (Slack nur zwischen 15 und 18 Uhr
  • Slack Status einstellen bei Pausen / Deep Work 
  • Deadlines, z.B. Newsletterinhalte Dienstag Mittag 12 Uhr
  • Pausen Accountability 
  • Projektanfänge / -ende feiern
  • On / Off boarding sowie Urlaubsübergaben vor und nach dem Urlaub

Kreativität

  • Bewusst Zeit für Kreativität blocken
  • Bei Meetings teilen / ggf. Input, Kreativitätsordner
  • Kreativitätszeitkontingent: 10 Stunden im Monat, präsentieren im wöchentlichen Meeting, jede mind. alle 2 Monate, perspektivisch verknüpfen mit Contentstrategie

Wertschätzung

  • Geburtstage feiern
  • Team Rewards
  • Erfolge angemessen feiern!

Fundraising

Prinzipiell ist jede im Team dafür mitverantwortlich, Gelder zu erwirtschaften und das Budget im Auge zu behalten. 

Die Finance Rolle unterstützt alle anderen bei dieser Aufgabe und gibt wöchentlich und monatlich einen Überblick über die aktuelle Einkommenssituation. Die Finanzrolle zeigt bei jedem ersten wöchentlichen Meeting im Monat die Budgetsituation und schlägt die nächsten Schritte vor. Die Fundraising Rolle entwickelt Ideen und Leads zum Thema und stelle diese dem Team bei jedem ersten wöchentlichen Meeting im Monat vor.

HR Prozesse & Regeln

HR Prozesse werden von der Personalmanagementrolle festgelegt. Dabei soll ein transparentes Gehaltsmodell geschaffen werden.

Urlaubsregelung:

  • Jedes Teammitglied hat 30 Urlaubstage im Jahr, gerechnet auf eine 5 Tagewoche.
  • Wenn jemand einen Urlaub plant, muss dieser in den Teamkalender eingetragen werden.
  • Zudem müssen die anderen, mit einem dementsprechenden Vorlauf, über Urlaub informiert werden und gegebenenfalls Urlaubsübergaben vereinbart werden
  • Da der Urlaub zur Erholung dient, wird in der Zeit des Urlaubs NICHT gearbeitet und KEINE Emails gecheckt.
  • Arbeiten Teammitglieder am Wochenende z.B. auf Veranstaltungen, können sie sich dementsprechende zusätzliche Urlaubstage nehmen.

Krankheit

  • Sollte jemand krank sein, informiert sie ihre Kolleg*innen darüber. Sollten dringende Aufgaben ausstehen, werden diese an die anderen Teammitglieder weitergegeben.
  • Im Gegensatz zu Urlauben, ist es im Krankheitsfall Aufgabe der Teammitglieder, die Aufgaben der kranken Kollegin zu koordinieren.

Generelle Arbeitszeiten

  • Jedes Teammitglied arbeitet eigenständig und selbstorganisiert.
  • Allen Teammitgliedern steht es frei, ihre Arbeitszeit je nach Bedürfnis zu gestalten. Alleine die Teilnahme an Meetings sollte immer gewährleistet werden.
  • Abwesenheiten sollten dem Team allerdings immer mitgeteilt werden, oder zumindest im Kalender an alle kommuniziert werden (dafür eigenen sich auch hervorragend Slack-Stati)

Team Rewards

  • Einzelne Teammitglieder, aber auch ganze Projektgruppen können von ihren Kolleg*innen oder von sich selbst für Team Rewards nominiert werden. Dafür muss ein dementsprechender Vorschlag beim wöchentlichen Meeting eingebracht werden.

Konfliktlösungen

Wir verfolgen folgenden Konfliktlösungsprozess, der in diesen vier Schritten abläuft:

  1. Die Betroffenen setzen sich im Konfliktfall zusammen und versuchen, die Situation privat zu klären. Hierbei verwenden wir die Regeln der GFK (eigene Beobachtung beschreiben; Gefühl, das die Situation auslöst, beschreiben; darunterliegendes Bedürfnis beschreiben; konkrete Bitte formulieren)
  2. Wenn zwischen den Betroffenen keine Lösung getroffen werden kann, dann suchen diese sich eine Kollegin, der sie beide vertrauen, als Mediatorin. Die Kollegin unterstützt beide beim Finden einer Lösung.
  3. Falls diese Mediation nicht zum Erfolg führt, wird der Rest der Kolleg*innen hinzugeholt und ihnen nochmal die Situation beschrieben. Diese Gruppe kann keine Lösung erzwingen, aber soll der Situation die angemessene Ernsthaftigkeit verleihen.
  4. Sollte keine Lösung gefunden werden oder diese zu einem Ergebnis geführt haben, die das Unternehmen an sich gefährdet, müssen die Geschäftsführer*innen entscheiden.