Talents4Good sucht für die Körber-Stiftung eine*n

Office-Manager*in (w/m/*)
in Vollzeit zum 01.03.2020 in Berlin

Über die Körber-Stiftung

Die Körber-Stiftung ist eine private, gemeinnützige Stiftung mit Sitz in Hamburg.
Wir wollen „Gesellschaft besser machen“ und setzen uns daher für internationale Verständigung, eine lebendige Bürgergesellschaft und eine Debatte über Richtungen und Ziele von Innovation in Wissenschaft und Gesellschaft ein.
Wir fördern das Gespräch über nationale, politische, kulturelle und religiöse Grenzen hinweg und bringen bei unseren internationalen Dialogen zu deutscher und europäischer Außenpolitik, darunter der „Bergedorfer Gesprächskreis“ und das „Berlin Foreign Policy Forum“, relevante Akteure an einen Tisch.

Für unser Hauptstadtbüro suchen wir zum 01.03.2020 als Nachfolge für unsere langjährige Kollegin einen erfahrenen und engagierten Office-Manager (w/m/d).

Ihre zukünftigen Aufgabe

Als Office-Manager sind Sie für reibungslose Abläufe in unserem Berliner Hauptstadtbüro verantwortlich und stehen als Herz und Seele des Teams unseren Mitarbeitenden lösungsorientiert zur Seite. Zudem fungieren Sie als Schnittstelle zu unserer Hamburger Zentrale.

Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:

  • Sie behalten den terminlichen Überblick für das gesamte Hauptstadtbüro, pflegen den gemeinsamen Kalender, koordinieren Terminanfragen und verwalten unsere Besprechungsräume.
  • Sie sind für alle organisatorisch-logistischen Aspekte des Bürobetriebes verantwortlich, stimmen sich dafür selbstständig mit Dienstleistern sowie der Hausverwaltung ab und scheuen sich nicht, bei kleineren Problemen selbst aktiv zu werden. Interne Bestellungen übernehmen Sie selbständig und vorausschauend.
  • Sie bereiten Termine organisatorisch vor und nach und sind für den adäquaten Empfang und die Betreuung von hochrangigen Gästen aus Politik, Wissenschaft, Bildung und Kultur verantwortlich.
  • Sie planen und organisieren die In- und Auslandreisen der Leiterin des Hauptstadtbüros und stimmen im Nachhinein die Reisekostenabrechnung mit unserer Buchhaltung ab.
  • Sie übernehmen selbstständig alle gängigen Sekretariatsaufgaben und führen fehlerfreie Korrespondenz auf Deutsch und auf Englisch.
  • Sie sind erster Kontakt nach außen und bearbeiten telefonische Anfragen.

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und haben betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse.
  • Sie verfügen über einwandfreie Rechtsschreibkenntnisse und ein exzellentes Ausdrucksvermögen. Zudem schreiben und sprechen Sie Englisch auf verhandlungssicherem Niveau.
  • Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen.
  • Sie sind erfahren im Umgang mit hochrangigen Gästen und treten jederzeit professionell und serviceorientiert auf.
  • Sie haben bereits mehrere Jahre erfolgreich in einer vergleichbaren Position gearbeitet.
  • Sie haben eine hohe Serviceorientierung und sorgen mit Ihrem aufmerksamen Rundumblick für reibungslose Abläufe.
  • Sie arbeiten genau, strukturiert und zügig und entlasten das Team durch Ihre Eigeninitiative sowie mitdenkende und proaktive Arbeitsweise.
  • Sie zeichnen sich durch Stressresistenz und Belastbarkeit aus, reagieren bei unvorhergesehenen Dingen gelassen, sind lösungsorientiert und bringen Flexibilität mit.
  • Sie verbinden Durchsetzungsvermögen mit einer freundlichen und verbindlichen Art und haben Freude an der Zusammenarbeit im Team.
  • Sie interessieren sich für internationale Themen.

Wir bieten Ihnen

  • Eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum bei einer international agierenden Stiftung.
  • Die Möglichkeit, Einblick in spannende stiftungseigene Projekte zu bekommen und Gastgeber für viele interessante und internationale Persönlichkeiten zu sein.
  • Ein wertschätzendes Arbeitsklima in einem hilfsbereiten und dynamischen Team.
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag sowie eine leistungsgerechte Bezahlung.
  • Ein sehr schönes, repräsentatives Büro im Herzen Berlins.
  • Einen Firmenparkplatz direkt am Haus oder einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr.

Wenn es Ihnen Freude bereitet, Verantwortung zu übernehmen und organisatorisch tätig zu sein, Sie gerne mit Menschen umgehen und aufgrund Ihres Engagements und Ihrer Kreativität maßgeblich zum Gesamterfolg der Körber-Stiftung und einer positiven Teamkultur beitragen möchten sowie an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Starttermins ausschließlich über das Onlineformular an Talents4Good.

Bei Fragen melden Sie sich gerne bei Talents4Good!

Weitere Informationen zur Körber Stiftung finden Sie auf https://www.koerber-stiftung.de/

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