Office Manager*in (m/w/d)

Teilzeit | Amadeu Antonio Stiftung

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Berlin, Deutschland | February 7, 2024

Werden Sie Teil einer lokal, regional als auch bundesweit agierenden Stiftung, die sich erfolgreich für demokratische Zivilgesellschaft, demokratische Kultur und Betroffene rechter Gewalt einsetzt: Die Amadeu Antonio Stiftung sucht für ihren Standort in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Office Manager*in (19,5 h / Woche).

Die Amadeu Antonio Stiftung setzt sich für eine starke demokratische Zivilgesellschaft ein, die sich konsequent gegen Rechtsextremismus, Rassismus und Antisemitismus wendet. Dafür unterstützt sie Initiativen und Projekte, die sich lokal engagieren, finanziell und ideell – unbürokratisch und dort, wo es am dringendsten benötigt wird. Zusätzlich führt sie eigene Projekte durch, mit denen sie menschenverachtende Phänomene analysiert, Maßnahmen dagegen entwickelt und deren Umsetzung in Gesellschaft und Politik vorantreibt.

Als Office Manager*in sind Sie maßgeblich verantwortlich für die Büroorganisation und -infrastruktur unseres Berliner Standorts. Sie sind eine zentrale Schnittstelle der verschiedenen Stiftungsbereiche und unterstützen deren Arbeitsprozesse durch Ihr effizientes Office-Management, das ein angenehmes, kollegiales und gleichzeitig professionelles Arbeitsumfeld schafft. Wir freuen uns auf Sie!

Ihre Tätigkeit

  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des täglichen Bürobetriebs vor Ort durch Übernahme büroorganisatorischer Aufgaben, beispielsweise Gebäudemanagement, Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Koordination externer Dienstleister*innen und dazugehöriges Vertragsmanagement, Bürogestaltung sowie Beantwortung von Mitarbeiter*innenanfragen
  • Bearbeitung eingehender Post und interne Verteilung sowie Koordination von Lieferungen
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen und Besprechungen, inklusive dem Empfang und der Betreuung von Gästen
  • Koordination des Versands von Publikationen der Stiftung durch studentische Mitarbeiter*innen
  • Planung und Umsetzung von Projekten zur Weiterentwicklung der Büroorganisation und -infrastruktur

Ihr Profil

  • Mehrjährige Erfahrung im Office-Management oder vergleichbare Erfahrungen
  • Ausgeprägtes „Multitasking“-Organisationstalent mit zielorientierter, selbstständiger und strukturierter Arbeitsweise, sehr gutem Zeitmanagement sowie „Hands-on“-Mentalität
  • Kontaktfreude sowie ausgeprägte Serviceorientierung
  • Spaß am Lösen von spontanen und auch mal stressigen Herausforderungen im Alltagsgeschäft
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Einfühlungsvermögen und Teamfähigkeit
  • Ausgeprägte Kenntnisse im Umgang mit gängigen Office-Programmen (Microsoft Outlook, Word, Excel)
  • Idealerweise Interesse an stiftungsrelevanten Themen wie Demokratieförderung, Gruppenbezogener Menschenfeindlichkeit, Rechtsextremismus

Wir bieten Ihnen

  • Eine verantwortungsvolle Tätigkeit bei einer lokal, regional als auch bundesweit erfolgreich agierenden Stiftung
  • Ein hochmotiviertes, kompetentes und kollegiales Team
  • Zentral gelegener Arbeitsort in Berlin
  • Raum für persönliche Entwicklung einschließlich Supervisionsangeboten
  • 30 Tage Urlaub im Jahr (bei 5-Tage-Woche)
  • Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen angelehnt an den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD – Bund)

Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet befristet. Eine anschließende Entfristung wird angestrebt.

Wir freuen uns insbesondere über Bewerber*innen, die unseren Weg hin zu einer inklusiven und diversen Organisation mitgestalten. Auch um verschiedene Expertisen, Perspektiven und Erfahrungen im Team abbilden zu können, bestärken wir insbesondere Juden*Jüdinnen, BIPoC, Menschen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, LGBTIQ, Sinti*zze und Rom*nja und Menschen mit Behinderung sich zu bewerben. Leider ist der Arbeitsplatz nicht barrierefrei.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bitte schnellstmöglich – spätestens bis zum 25. Februar 2024 – per E-Mail: Schicken Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf mit Kontaktangaben von zwei persönlichen Referenzen, Zeugnisse) zusammengefügt in einem PDF-Dokument (max. 4 MB) mit dem Betreff „Bewerbung Office Manger*in“ an uns.

Klicken Sie auf den APPLY NOW Button weiter unten und senden Sie Ihre Bewerbung ab. 

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