Bürokoordination (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V. sucht eine Bürokoordination (m/w/d) in Berlin (mind. 30h/Woche) als Elternzeitvertretung, zunächst befristet bis zum 30.09.2024.
Die Tafel Deutschland e.V., gegründet 1995, verbindet und unterstützt über 960 Tafeln. Sie bündelt Interessen, Ideen und das Engagement ihrer Mitglieds-Tafeln. Die Tafeln bilden eine der größten Ehrenamtsbewegungen in Deutschland und engagieren sich für Lebensmittelrettung und Armutslinderung.

Ihre Aufgaben

Verantwortung für das Sekretariat

Eigenständige Sicherstellung des Arbeitsablaufes
Terminplanung/-verwaltung, Reisevor- und Nachbereitung und Postbearbeitung
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
Unterstützende Buchhaltung, z.B. Führung der Rechnungsbücher
Verwaltung sämtlicher Materialien, Zugänge, Inventar und Bestellwesen
Erstellung und Pflege von Prozessbeschreibungen zu Arbeitsabläufen
Vergabe und Überwachung von Reparaturaufträgen
Mitwirkung bei Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen

Mitgliederbetreuung und –verwaltung

Erste Ansprechperson für Mitglieder, Tafel-Interessierte, Tafel Kund:innen, Förderer, Spender:innen, Pressevertreter:innen etc.
Verantwortlich für das Zentraltelefon und den zentralen E-Mail Account
Organisation des Beschwerdemanagements in Zusammenarbeit mit den Landesverbänden
Hilfestellung und Unterstützung der Mitglieder:innen im Umgang mit dem Informationsangebot im Intranet

Was wir uns von Ihnen wünschen

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung/Studium im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrungen in vergleichbarer Tätigkeit sind von Vorteil
Erfahrung im Zusammenwirken mit ehrenamtlichen Akteuren
Flexibles Organisationstalent und Teamplayer:in
Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Gute EDV-Kenntnisse
Sicheres, verbindliches und sympathisches Auftreten verbunden mit Empathie für Individuen und Organisationen, sowie Kommunikationsstärke auf allen Ebenen

Was wir bieten

Als dynamische und gewachsene gemeinnützige Organisation erwartet Sie eine spannende und sinnhafte Aufgabe mit vielen persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten in einem professionellen Umfeld. Zudem erwartet Sie

Eine hohe Lernkurve, ein tolles Team und flache Hierarchien
Eigenverantwortliches Arbeiten
Eine aufgabengerechte Aufteilung des Verantwortungsbereiches mit einer weiteren Kollegin mit dem Ziel einer gut ausbalancierten Aufgabenwahrnehmung und Vertretungsmöglichkeit
Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft
30 Tage Urlaub
Bezahlte Weiterbildungen
Bezuschussung ÖPNV
Vergütung EG3 Entgeltordnung Tafel Deutschland e.V. (in Anlehnung an TVöD EG9a)

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung (zusammengefügt in einem .pdf-Dokument) mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Datum Ihrer Verfügbarkeit sowie Ihren Gehaltsvorstellungen.