ursprünglich erschienen: 07.10.2016

Es ist erstaunlich, wie viele Events wöchentlich in Deiner Stadt stattfinden. Egal wo Du bist, es gibt immer und überall eine Chance, an einer Veranstaltung teilzunehmen. Ganz egal ob es sich dabei um ein Konzert, eine Konferenz, ein Networking-Event oder eine Party handelt, sie haben alles etwas gemeinsam: Sie benötigen viel mehr Planung, als Du im ersten Moment vielleicht denkst. Vor allem wenn Ihr mit eurem Unternehmen die erste Veranstaltung plant, erscheint Event Management unbezwingbar – dabei ist es nur etwas, was geübt sein will! Hier sind unsere Top 5 Tipps, die ihr bei eurem nächsten Event berücksichtigen solltet.

Save The Date

Es erscheint so simpel, erfordert allerdings sehr viel Fingerspitzengefühl.  Wir leben in einer schnelllebigen Gesellschaft und Menschen halten sich gerne alle Optionen offen. Denk an deine WhatsApp-Gruppen, in denen es gefühlt 1.000 Nachrichten braucht, bis die Gruppe einen Termin findet - nur damit am Ende doch 50% doch nicht kommen. Zu spät und Leute sind schon verplant, zu früh und ihr geratet schnell in Vergessenheit.

Im Normalfall ist eine Ansage mindestens 6 Wochen vor dem Event. Dies hängt aber stark davon ab, wie viele Leute ihr ansprechen wollt und wie verbindlich die Veranstaltung ist. Falls ihr eine genaue Anzahl an Leute vorgesehen habt oder falls Tickets vorgeschrieben sind, solltet ihr auf jeden Fall auch darauf achten, dass solche Angaben vorhanden sind.

Bleibt die Frage, wie ihr euer Event veröffentlicht. Bei exklusiven Veranstaltungen ist dies ziemlich einfach, handelt es sich allerdings um öffentliche Events, müsst ihr sicherstellen, dass ihr mehrere Kommunikationskanäle nutzt. Nutzt dabei vor allem Social Media wie zum Beispiel Facebook. Das spart nicht nur Kosten, sondern verbreitet sich wie ein Lauffeuer. Falls ihr die Möglichkeit habt, etwas tiefer in die Tasche zu greifen, sind Flyer auch immer sehr nützlich und beim richtigen Hersteller bestellt kann man das auch ohne große Umweltschäden machen. Überlegt euch dabei aber gut, ob sich Flyer wirklich lohnen und vor allem wo ihr diese verteilen wollt. Es ist zum Beispiel nicht sehr sinnvoll, Flyer für eine Studentenparty vor einem Altersheim zu verteilen. Denkt darüber nach, wie ihr eure Zielgruppe am schnellsten und effizientesten auf euer Event aufmerksam macht.

Bevor ihr mit eurer Veranstaltung öffentlich geht, überlegt euch, ob ihr alle wichtigen Infos kommuniziert. Wo findet das Ganze statt? Wann? Wer wird da sein? Was für ein Event ist es? Arbeitet nach dem KISS Prinzip: Keep It Simple, Stupid.

Location, Location, Location

Oder um es intelligent zu sagen: geo-optimieren. Wo soll euer Event stattfinden? Wo sollte es stattfinden, damit die meisten Leute kommen? Welche Location passt am besten zu eurer Message? Denkt bei der Auswahl der Location daran, woher die Leute kommen, die an eurem Event interessiert sind. Aus derselben Stadt oder aus der ganzen Welt?  Veranstaltungsort sinnvoll hinsichtlich Anreisezeit, Anreisekosten und Anreiseoptionenn. Auch wenn ihr eine supercoole Hütte irgendwo im nirgendwo gefunden habt – wenn es sich eure Gäste zweimal überlegen müssen, ob sie wirklich so weit fahren wollen, habt ihr schon verloren.

Die inneren Werte

Was genau soll eure Veranstaltung werden? Seid sicher, dass die Message durch das ganze Event gezogen wird. Wählt eure Speaker mit Bedacht aus und stellt sicher, dass sie über ein für die Veranstaltung relevantes Themasprechen werden. Besser einen Vortrag weniger und mehr Zeit für Fragen oder das Büffet, als einer, der weder Fuß noch Hand hat.

Sorgt für einen roten Faden. Beginnt mit einem spannenden Auftakt, schließt mit einem zum Nachdenken anregenden Beitrag ab? Haltet das Interesse der Besucher hoch, indem ihr spannende und weniger spannende Beiträge abwechselt. Wichtig: Bietet genug Verschnaufpausen, damit die Gäste das Aufgenommene verarbeiten und bei einem kleinen Drink “socialisieren” können. Neue Bekanntschaften hält eine Veranstaltung in Erinnerung.

Medienpräsenz

Natürlich ist es immer ein Vorteil, wenn der Event auch ein bisschen weiter ins Licht der Öffentlichkeit gestellt wird. Wer weiß, vielleicht ist euer Event ja genau der Kickstart zur Titelseite? Naja, man muss es ja nicht gleich übertreiben, aber es wäre sicher schön, wenn das eine oder andere Medium über euren Event Bescheid weiß und diesen vielleicht sogar durch seine Kommunikationskanäle verbreitet. Falls ihr so was in Erwägung zieht, solltet ihr euch unbedingt die Top Tipps zur Pressekommunikation anschauen.

Sponsoren

Sponsoren und Dienstleistungspartner sind natürlich eine super Möglichkeit, euer Event ein bisschen zu pimpen und euch das eine oder andere zu leisten, was vielleicht vorher noch nicht ins Budget gepasst hat. Doch wen sollte man da ansprechen? Es erfordert ziemlich viel Recherchearbeit, um Sponsoren zu finden, die zu euch passen. Denn diese müssen nicht nur Interesse an eurem Event haben, sondern sich eine Unterstützung leisten können und sollten mit euren Wertevorstellungen einigermaßen übereinstimmen. So sollte zum Beispiel ein Vegan Verein nicht unbedingt mit Bell kooperieren. Denn im Endeffekt sagen Sponsoren sehr viel über die Veranstaltung aus. Seid euch auch im Klaren, dass Sponsoren nicht einfach Ja sagen werden, solange kein Eigennutzen für sie daraus entsteht. Das kann vom einfachen Logo auf dem Transparent bis hin zum eigenen Stand am Event gehen. Deshalb solltet ihr bei der Kontaktaufnahme genau wissen, was ihr braucht und was ihr anbieten könnt.  Auch solltet ihr in der Lage sein, genaue Auskünfte darüber zu geben, was an eurem Event geschehen wird und für was ihr das Sponsoring gebrauchen wollt. Es liegt nicht in der Natur des Menschen, Geld ins Ungewisse auszugeben.

Alles in Allem sind Events eine Herausforderung, die zu meistern gelernt sein muss. Falls Du gerne noch mehr Tipps und Tricks von richtigen Experten hättest, solltest Du Dich unbedingt für den Workshop „Crashkurs Eventmanagement - Was Sie schon immer über Events & Co. wissen wollten“ der Berlin Social Academy am 12. Oktober 2016 anmelden!

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